Erfahrungsberichte von begeisterten Dienstleistern

Warum sich die Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft und Apleona für Youtilly entschieden haben

Ziel des Pilotprojekts der Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft eG (DWG) in Kooperation mit dem Bestandsdienstleister Apleona war es, die Verwaltung von Aufträgen weiter zu digitalisieren, eine noch transparentere Leistungsdokumentation zu ermöglichen und einfache Nachbeauftragungen für die DWG und den Dienstleister zu schaffen.

Projektablauf

Gemeinsam wurde eine Pilotphase definiert. Diese bot der DWG die Möglichkeit, Youtilly umfassend zu testen und die benutzerfreundliche Bedienung sowie die Effizienzsteigerung selbst zu erleben.

Für den Piloten entschied sich die DWG, den Prozess der Treppenhausreinigung, von der Leistungsdokumentation bis zur Abrechnung, zu digitalisieren.

Als langjähriger Partner und erfahrener Bestandsdienstleister der Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft eG unterstützt die Apleona Property Services GmbH das Projekt. Das Unternehmen nutzt die Youtilly-Plattform seit Beginn und ist daher bestens mit der Software vertraut. In enger Zusammenarbeit mit dem Youtilly-Team bringt Apleona regelmäßig Optimierungsvorschläge ein, um den Service kontinuierlich zu verbessern.„Wir wissen, wie wichtig die Sauberkeit und Ordnung in den Treppenhäusern für das Wohlbefinden der Mieter ist. Die logistischen Herausforderungen bei der Vielzahl an Objekten erfordern viel Erfahrung und eine präzise Steuerung unserer Reinigungsteams. Diese Prozesse haben wir nun vollständig digital im Youtilly-Portal abgebildet, um eine lückenlose Dokumentation und transparente Qualitätssicherung zu gewährleisten. Für unseren Kunden DWG bedeutet das, dass wir nicht nur eine hohe Servicequalität sicherstellen, sondern auch das Wohl der Mieter durch ein stets gepflegtes Wohnumfeld in den Mittelpunkt stellen.“

Zu Beginn des Piloten wurden nur einige Objekte eingebunden. Im Verlauf des Projekts steigerte die DWG sukzessive die Anzahl der Objekte, die auf der Plattform verwaltet wurden. Die Integration der Objekte erfolgte eigenständig durch die DWG. Beispiel-Zitat der DWG: „Wir konnten durch die eigenständige Erstellung der Nachträge die Integration der Objekte selbst steuern. Dies war denkbar einfach, und das Team von Youtilly stand uns stets mit Rat und Tat zur Seite.“

Am Ende der Pilotphase hatte Apleona über 1.000 Leistungsnachweise erbracht, und alle relevanten Objekte und Treppenhausreinigungsaufträge waren vollständig integriert. Dadurch konnte die Verwaltung dieser Aufträge komplett digitalisiert werden.

Vorteile eines Pilotprojekts

Die Integration neuer Softwarelösungen und die Digitalisierung von Prozessen in der Wohnungswirtschaft sind oft zeitaufwändig und mit Kosten sowie personellem Aufwand verbunden. Ein Pilotprojekt bietet allen Beteiligten die Möglichkeit, sich in einer risikofreien Umgebung kennenzulernen und erste Erfahrungen mit der Plattform zu sammeln. So können Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit getestet werden, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.

Wir sind überzeugt, dass Youtilly unsere Nutzer im Verlauf des Projekts begeistert und den Arbeitsalltag effizienter und einfacher gestaltet.

Und, wie geht’s weiter?

Wie ist der Stand bei der DWG nach der Pilotphase? Die DWG hat sich in Absprache mit Apleona entschieden, Youtilly weiter zu nutzen.

Beispiel-Zitat DWG: „Wir haben uns für die Nutzung von Youtilly entschieden und werden ab Beginn des nächsten Jahres die Plattform nicht nur für die Treppenhausreinigung, sondern auch sukzessive für andere Gewerke vollständig und umfassend integrieren.“

Wir freuen uns über den Erfolg des Piloten und die weitere Zusammenarbeit mit der Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft und der Apleona Property Services.