Neue Standards für E-Rechnungen seit dem 01.01.2025

Das Jahr beginnt mit einer entscheidenden Änderung für alle Unternehmen die untereinander in Deutschland Geschäfte betreiben (B2B): Die Verankerung der E-Rechnungspflicht im Wachstumsgesetz (§ 14 UStG) ist in Kraft getreten!

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten. Der Begriff "strukturiert" bezieht sich auf den Datensatz der Rechnung, der so gestaltet ist, dass er eine automatisierte Weiterverarbeitung ohne manuelle Eingriffe erlaubt. In Deutschland sind XML-basierte Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung weit verbreitet.

Als elektronische Rechnungen gelten nicht (mehr) reine Belegbilder, wie diese z.B. in PDF oder WORD Dokumenten erstellt werden.

Welche gesetzlichen Zeitpunkte gilt es zu beachten?

…seit dem 01. Januar 2025 ist die Pflicht zu E-Rechnungen in Kraft getreten. Alle Unternehmen, ausgenommen Kleinunternehmen § 34a UStDV, sind ab jetzt dazu verpflichtet E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Für den Empfang reicht sogar schon ein E-Mail-Postfach aus.

…für die Jahre 2025 und 2026 gilt noch ein Wahlrecht des Rechnungsempfängers, ob Rechnungen, die nicht im E-Rechnungsstandard versendet werden (z.B. als PDF per Mail), akzeptiert werden. Papierrechnungen können in dieser Zeit jedoch immer verwendet werden.

…ab dem 01.01.2027 entfällt dieses Wahlrecht, es sei denn, der Umsatz des ausstellenden Unternehmens liegt im Vorjahr unterhalb von EUR 800.000. Hier besteht auch für das Jahr 2027 ein Wahlrecht.

…ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen für ihre B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands elektronische Rechnungen ausstellen.

Seien Sie vorbereitet und sprechen Sie uns gerne zu diesem Thema an.

Dienstleistungsunternehmen auf Youtilly stellen bereits heute alle Rechnungen als E-Rechnung aus!

Was ist nun wichtig für die Immobilienwirtschaft?

Technische Voraussetzungen

Alle Branchenakteure wie z.B. Wohnungsunternehmen oder auch Dienstleister müssen seit dem 01.01.2025 in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungsdokumente, z.B. im ZUGFeRD-Standard, aufzunehmen und aufzubewahren. Für den Empfang reicht bereits ein einfaches E-Mail-Postfach aus, hier gilt es aber zu beachten, dass E-Rechnungen nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre aufbewahrt werden müssen. Freigestellt bleibt es zunächst, ob die E-Rechnungen "nur" archiviert oder diese bereits für die Freigabe- und Zahlprozesse als führendes Dokument genutzt werden.

Organisatorische Voraussetzungen

Die verpflichtende Umstellung auf E-Rechnungen bietet viele Chancen, stellt die Branche aber auch vor große Herausforderungen, denn viele Prozesse basieren heute noch auf dem klassischen Abarbeiten und Prüfen von Belegbildern. Hierbei gilt es u.a. zu beachten, dass eben jene Belegbilder zunehmen aus den Geschäftsabläufen verschwinden werden und durch Rechnungsdateien ersetzt werden.

Daher ist es nun wichtig, Standards zur elektronischen Rechnungsstellung zu definieren, sodass die Optimierungspotenziale in Bezug auf die automatische Kontierung und das automatische Verbuchen auf den richtigen Sachkonten voll ausgeschöpft werden können.

Andernfalls werden Auftraggeber zwar elektronische Rechnungen erhalten, aber der Aufwand für das Erstellen individueller Mappings für viele verschiedene Rechnungsformate ineffektiv und kostenintensiv.

Lösungsfindung mit Auftragnehmern in der Wohnungswirtschaft

Es werden sich nun zwei Gruppen von Rechnungsstellern nach und nach herausbilden: Jene, die den Wohnungsunternehmen eine eigene Definition von E-Rechnungen übermitteln werden (z.B. die großen Versorger), und solche, die sich eine Definition und Schnittstelle von diesen Wohnungsunternehmen erhoffen.

Die Herausforderung dabei ist, dass E-Rechnungen ähnlich großen Tabellen sind, in denen die Felder zwar benannt, ihre Inhalte jedoch nicht festgelegt sind und somit stets neu definiert werden können.

Genau hier bieten wir mit Youtilly die Möglichkeit, einen Standard entlang der gesamten Dienstleistungskette zu etablieren. Dies ermöglicht es, die Grundlagen für die automatische Verarbeitung und Verbuchung elektronischer Rechnungen effektiv zu legen.

ZUGFeRD in der Praxis

Gemeinsam mit der LEG Immobilien SE konnten wir die Rechnungsverarbeitung, durch E-Rechnungen im ZUGFeRD Standard, nachhaltig effizienter und hochwertiger gestalten.

Lars Vogt, Teamleiter Betriebskosten beschreibt die E-Rechnungslösung von Youtilly so:

„Wir sind sehr zufrieden mit den Lösungen, die Youtilly uns bietet. Insgesamt verwaltet Youtilly rund 366.000 abrechnungsrelevante Parameter für uns. Diese werden automatisch an die Rechnungspositionen angehängt. Das hat uns auch die Tür geöffnet, effektiv mit kleineren regionalen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, da die Plattformstandards den Mehraufwand praktisch eliminieren.“

Sie haben Fragen oder Anmerkungen? Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!