Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse

Wie Standards nicht nur die Zeit der Mitarbeitenden, sondern auch Arbeit und Nerven einsparen können

Folgendes Szenario spielte sich regelmäßig in den Büros unserer Kunden ab: Es wird ein neuer Dienstleister für eine Liegenschaft gesucht, also gingen die zuständigen Mitarbeitenden auf die Suche. Erster Ausgangspunkt für das Einholen von Angeboten waren historisch gewachsene Leistungsverzeichnisse, welche vom Dienstleister nur sehr aufwendig zu bepreisen waren.

Zweiter Ansatzpunkt war die Liste mit Telefonnummern der Dienstleister, bei denen man ein Angebot einholen könnte. Diese waren meist seit Jahrzehnten in verschiedenen Beständen tätig. Auf Basis der Liste wurden unzählige Angebote per Telefon angefragt, wenn es gut lief, mit einer Rückmeldung und dem Hinweis, dass ein Angebot in den nächsten Wochen per Post einträfe.

Nervenaufreibend für alle Beteiligten.

Zusammengefasst:

• Viel operative Organisationsarbeit
• Stundenlanges Abtelefonieren
• Kaum Angebote, dafür aber zu kaum vergleichbaren Preisen

"Das kann doch so nicht weitergehen, oder?" hat sich auch die LEG gedacht, und wir mit Youtilly haben die Themen Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse neu gedacht.

Schritt 1: Standards in den Leistungsverzeichnissen

In Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen der LEG, Dienstleistern für unterschiedliche Gewerke und Spezialisten für das Thema Leistungsverzeichnisse wurden Standards entwickelt.

Die Youtilly-Standard-Leistungsverzeichnisse haben einen übersichtlichen Umfang, enthalten jedoch alle nötigen Leistungsarten und Inhalte für die ausführenden Gewerke. Das ermöglicht eine unkomplizierte und einfach verständliche Bepreisung der Leistungsarten durch die Dienstleister.

Durch die zugrunde liegenden Standards können Benchmarks erhoben werden, welche die Dienstleister dabei unterstützen, marktgerechte und für die Auftraggeber vergleichbare Angebote abzugeben.

Schritt 2: Ausschreibungsprozess neu denken

Weg von der Telefonliste und komplizierten Tools zur Ausschreibung, hin zu einem Tool, in dem man sich eine Ausschreibung in wenigen Minuten mit Baukastenprinzip zusammenstellen kann.

Wir stellen die Youtilly-Standard-Leistungsverzeichnisse sowie rechtlich geprüfte vertragliche Rahmenbedingungen zur Verfügung (es können auch die eigenen Leistungsverzeichnisse und Vertragsbedingungen verwendet werden). Dann müssen nur noch der Zeitplan für die Ausschreibung festgelegt und Leistungsarten hinzugefügt werden, schon kann es losgehen.

Schritt 3: Mehr Bewerbungen mit weniger Aufwand

Durch die nun für jeden Dienstleister öffentlichen und digitalen Ausschreibungen ist die Anzahl an Bewerbungen für eine Ausschreibung stark gestiegen. Ausschreibungen, die zuvor nur ein oder zwei Angebote lieferten, erzielen nun Bewerbungen im zweistelligen Bereich – ein Segen für Auftraggeber.

Auch die Bewertung und der Vergleich zwischen den Angeboten sind nun schnell auf einen Blick ersichtlich, da die digitale Bepreisung und der Nachweis der erforderlichen Dokumente direkt auf Youtilly möglich sind.

Schritt 4: Förderung der Dienstleister-Diversität

Durch besser bepreisbare Leistungsverzeichnisse und die Öffnung des Marktes für Dienstleister deutschlandweit konnte die Dienstleister-Diversität erheblich verbessert werden. Zuvor waren nur Dienstleister im niedrigen zweistelligen Bereich tätig, nun sind es über 100. Durch die Umverteilung von wenigen großen auf viele kleinere konnte eine bessere Servicequalität vor Ort im Bestand erreicht werden.

Durch den Einsatz von Youtilly spart sich die LEG enorm viel operative Arbeit und verschwendet keine Zeit mehr mit langwierigen Angebotssuchen. Somit bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit, nämlich die Bewirtschaftung des Wohnungsbestandes.

Beste Grüße

Ihr Team von Youtilly