Mehr Transparenz, weniger Konflikte: Digitale Kommunikation im Mietverhältnis

Mieter-Apps haben oft mit niedriger Akzeptanz und sehr aufwendigen Rollouts zu kämpfen. Doch grade eine einfache pro aktive Kommunikation von Vermietern zu Mietern kann das Miteinander stärken und durch den besseren Informationsfluss das Support aufkommen verringern.

Nachdem wir mit Youtilly seit 2021 konsequent an der Digitalisierung der Immobilienpflege von der Ausschreibung bis zur Abrechnung gearbeitet haben, haben wir zu diesem Zwecke das Hausportal entwickelt. Eine zentrale Plattform für aktuelle Informationen, direkte Feedback Möglichkeiten und transparente Einblicke in ausgeführte Leistungen für Mieter. Warum? Weil wir daran glauben, dass die Digitalisierung nur dann wirklich gut ist und Mehrwerte bringen kann, wenn der Nutzen allen involvierten Parteien zugutekommen kann. Was bringt ein toller digitaler Pflegeprozess, wenn der Mieter nach doch wieder im Treppenhaus steht und nicht weiß, wann die nächste Reinigung ansteht?

Was ist das Hausportal?

Das Hausportal fungiert als interaktives, digitales schwarzes Brett, das jeder Bewohner bequem durch Scannen eines QR-Codes im Treppenhaus nutzen kann. Diese digitale Lösung gewährleistet, dass wichtige Informationen schnell und zielgerichtet an alle Mieter übermittelt werden – passgenau für die jeweilige Hausnummer und das Wohnumfeld. Eine Anmeldung ist erst dann notwendig, wenn der Mieter Dienstleistungen bewerten will oder Push-Benachrichtigungen erhalten möchte. So stellen wir sicher, dass alle wichtigen Informationen Barriere frei eingesehen werden können und trotzdem der Schutz sensibler Daten gesichert ist

Neben spannenden Neuigkeiten werden auch aktuelle Störmeldungen, wie Heizungs- oder Stromausfälle, direkt im Hausportal veröffentlicht. Bewohner sind dadurch innerhalb kürzester Zeit informiert und können den aktuellen Status bequem auf ihrem Smartphone einsehen.

Aktive Mitbestimmung und Feedback

Das Hausportal kann auch von Kunden genutzt werden, die bisher keine Youtilly-Kunden sind. Dennoch entfaltet sich die volle Stärke in Kombination mit der Plattform, da beide Systeme optimal ineinandergreifen und eine wertvolle Symbiose bilden.

Eine der zentralen Funktionen des Hausportals ist die Steigerung der Transparenz bei den am Haus durchgeführten Pflegeleistungen. Mieter erhalten einen klaren Überblick über aktuell beauftragte Dienstleistungen und können deren Ausführung – etwa die Gartenpflege oder Treppenhausreinigung – direkt bewerten. Hierfür steht ein Fünf-Sterne-System mit integrierter Kommentarfunktion zur Verfügung, das eine einfache und unmittelbare Rückmeldung ermöglicht. Dies verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern trägt auch aktiv zur Qualitätssicherung bei.

„Unsere Mieter erhalten einen detaillierten Überblick über alle erbrachten Dienstleistungen an ihrem Wohnhaus wie z.B. die Treppenhausreinigung oder Außenpflege. Dazu können die Mieter die erbrachte Leistung dann bequem von zuhause bewerten, das erhöht die Wohnqualität und verbessert die Mieterbindung.“

So Marion Förster-Tietz von der KHW Kommunale Haus und Wohnen. Lesen Sie den ganzen Use Case im Erfahrungsbericht.

Pflege der Inhalte durch den Vermieter

Die Pflege der Inhalte des Hausportals erfolgt über verschiedene Wege. Zum einen können die Inhalte manuell über eine einfache Oberfläche eingetragen werden, ähnlich einem Blogartikel. Zum anderen können auch über Schnittstellen weitere Anwendungen angebunden werden, so können Daten aus Bestandssystemen, Aufzugssystemen etc. individuell ausgespielt werden können.

Auf der Youtilly Plattform sind alle Gebäude mit den Gebäudeinformationen hinterlegt. Auf Basis dieser kann der Vermieter schnell und einfach wichtige Informationen oder Störmeldungen mit seinen Mietern teilen. Ob für ein spezifisches Gebäude oder für alle Gebäude im Bestand. Die Infos werden entweder in Echtzeit direkt mit den Mietern geteilt oder nur in einem bestimmten Zeitraum angezeigt.

Das Hausportal wurde, wie auch die Plattform Youtilly, so entwickelt, dass es Schnittstellen für andere Systeme hat. Falls also schon eine Mieter-App integriert ist, kann das Hausportal einfach dort eingebunden werden.

Wollen Sie mehr über das Hausportal wissen? Kontaktieren Sie uns gerne!