Alles ohne Papier, oder?

Digitale Leistungsnachweise im Immobiliensektor

Die Realität bei vielen Auftragnehmern sieht so aus: Nach ausgeführter Leistung wird ein Leistungsnachweis erstellt, um die Arbeit zu dokumentieren. Im Jahr 2024 sollte ein digitaler Nachweis kein Problem darstellen, könnte man meinen. Die Realität ist jedoch, dass Leistungsnachweise oft immer noch mit Stift und Protokoll erstellt und anschließend per Post oder Hauswartbüro an die Wohnungsunternehmen geschickt werden. Diese Nachweise kommen dann gebündelt in unterschiedlichen zeitlichen Abständen an. Eine transparente Nachverfolgung im Zeitpunkt der erbrachten Leistungen ist so fast unmöglich. Es entsteht eine zeitliche Diskrepanz zwischen der tatsächlichen Erbringung der Leistung und dem Eintreffen des Leistungsnachweises.

Auf Anfragen an den Vermieter wie, "Wann wurde denn der Rasen das letzte Mal gemäht?", kann hier oft nur ausweichend geantwortet werden und das große Suchen in den Aktenordnern nach dem passenden Nachweis beginnt.

Eine papierfreie Leistungsdokumentation mit Youtilly

Mit unserer Plattform digitalisieren wir für unsere Kunden die die Leistungsdokumentation lückenlos, tagesgenau und transparent.

Unsere Dienstleister finden ihren Arbeitsvorrat an Aufträgen im Logbuch und können daraus erkennen, wann welche Leistungen fällig sind und könne an Hand dessen ihre Arbeitstage planen. Wenn dann eine Leistung durchgeführt wurde, kann mit wenigen Klicks der Nachweis direkt auf der Plattform erbracht werden. Dieser wird in Echtzeit an den Eigentümer übermittelt, sodass dieser immer weiß, welche Leistungen grade an der Immobilie durchgeführt wurde.

Wir haben den Geschäftsführer Wei Hoe Poo von der Astrein GmbH gefragt, wie für sie die Ausgangslage war:

„Vorher musste ein Leistungsnachweis handschriftlich ausgefüllt, eingescannt und weggeschickt werden. Jetzt können wir diese einfach mit ein paar Klicks erstellen, das minimiert den Papierkram und ist eine enorme Arbeitserleichterung.“

Hausportal schafft Transparenz für Mieter

Einsprüche gegen die Betriebskostenabrechnungen durch Mieter entstehen häufig auf Grund der Leistungen Grünpflege, Treppenhausreinigung oder Hausmeisterservices. Mieter zahlen und werden nur geringfügig über die am oder im Haus durchgeführten Leistungen informiert. Aussagen wie "Warum sollte ich das zahlen? Es war doch eh keiner zum Treppenhaus reinigen hier." von Mietern sind keine Seltenheit, sondern die Regel.

Unsere Kunden haben, ohne Aufpreis, die Möglichkeit das Hausportal für ihre Mieter zu nutzen. Hier zu wird im Treppenhaus ein QR Code angebracht, welcher beim abscannen durch die Bewohner direkt zum Hausportal führt. Im Portal angekommen, können Bewohner einsehen welche Leistungen demnächst durchgeführt werden. Kürzlich durchgeführte Leistungen können durch die Bewohner bewertet werden. Das erzeugt nicht nur Transparenz, sondern auch das Gefühl von Mitbestimmung. Dadurch entsteht ein höheres Verständnis für die variablen Betriebskosten und sowohl Einsprüchen kann vorgebeugt werden, aber auch das Anrufaufkommen, bezogen auf Dienstleistungen am Haus, kann minimiert werden.

Beste Grüße

Ihr Team von Youtilly