Erfahrungsberichte von begeisterten Eigentümern

Regional. Modern. Persönlich! Das ist die Erftland Kommunale Wohnungsgesellschaft.

Unsere Geschichte als kommunales Wohnungsunternehmen im Rhein-Erft-Kreis reicht bereits bis ins Jahr 1948. Damals von 18 kreisangehörigen Kommunen gegründet, zählen heute die Städte Bedburg, Bergheim, Kerpen und Elsdorf sowie der Zweckverband für die Kreissparkasse Köln zu den Anteilseignern der Erftland. In diesen Städten bewirtschaften und verwalten wir erfolgreich unseren Bestand von rund 1.650 Wohnungen. Nach über 75 Jahren Erfahrung als Wohnraumversorger im dicht besiedelten Umland Kölns wissen wir, worauf es unseren Mieterinnen und Mietern ankommt. Daher legen wir auch bei unseren Neubauprojekten besonderes Augenmerk auf modernen Wohnraum für alle Bevölkerungsschichten. Durch eine individuelle, optimierte Klimastrategie planen wir zudem, unserer wichtigen Verantwortung für den Klimawandel nachzukommen und bis zum Jahr 2045 klimaneutral zu sein.

Die Neuausschreibung von Gartenpflege- und Winterdienstleistungen für den gesamten Bestand der Erftland war erforderlich. Die Ausschreibungen sollten in verschiedenen Losen erfolgen, aufgeteilt nach Kommunen. Doch es fehlten aktuelle Datengrundlagen sowie aktuelle Leistungsverzeichnisse, die den tatsächlichen Gegebenheiten entsprachen. Zudem war es gewünscht, neue zuverlässige Dienstleister kennenzulernen und zu prüfen.

Klassische Ausschreibungsverfahren hätten in einem Unternehmen der Größenordnung von Erftland in dieser Situation vergleichsweise große personelle Ressourcen gebunden. Auf der Suche nach einer effizienten, digitalen Lösung stieß die Erftland auf das Tool Youtilly – eine innovative Plattform zur Ausschreibung, Steuerung und Optimierung von Pflegeverträgen für die Wohnungswirtschaft.

Digitale Ausschreibung mit Youtilly – Transparenz und Effizienz im Fokus
Nach einer Präsentation der Software war das Erftland-Team sofort überzeugt. Geschäftsführer Sascha Wastrauk beschreibt den ersten Eindruck wie folgt:

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„Schon in der Präsentation waren wir beeindruckt, dass fast alle der typischen Probleme in der Dienstleistersuche und -steuerung bei der Entwicklung des Produktes berücksichtigt wurden. Die Kirschen auf der Torte sind die transparente, eBay-ähnliche Bietfunktion, die für eine preisoptimierte Angebotsgestaltung sorgt, und der mögliche Einbezug der Mieter durch ein (optionales) Dienstleister-Bewertungssystem, welches wir im nächsten Schritt umsetzen wollen.“

Mit Youtilly konnte die Erftland die komplette Ausschreibung und den Steuerungsprozess digitalisieren. Auch mehrere kleinere Lose konnten so effizient für die Dienstleistersteuerung vergeben werden. Besonders positiv fiel auf, dass sich immer mehrere Firmen für die Lose beworben haben – sowohl lokale als auch überregionale Anbieter. Dies zeigt das enorme Potenzial der Plattform: Mit wachsender Bekanntheit könnten sich noch mehr Unternehmen beteiligen, wodurch eine noch größere Auswahl an potenziellen Partnern entsteht. Das Bewertungssystem wird zudem mit der Zeit für eine qualitative Bewertung der Anbieter Sorge tragen.

„Durch die einfache, benutzerfreundliche Gestaltung der browserbasierten Anwendung war nur ein geringer Schulungsaufwand für die Mitarbeiter erforderlich. Da auch Themen wie Datenschutz, umfangreiche, anpassbare Leistungsverzeichnisse, ZUGFeRD und ein effizientes Mangel-, Prüf- und Kommunikationsverfahren berücksichtigt sind, ist das Tool ein praxisnahes Hilfsmittel, mit dem wir sehr zufrieden sind“, so Sascha Wastrauk weiter.